Antes de saber cuáles son las habilidades que debe tener un auxiliar administrativo, es importante entender de forma general cuál es el papel de los auxiliares dentro de una empresa o compañía.
Los auxiliares administrativos son las personas encargadas de realizar todas las operaciones administrativas y mantener el buen funcionamiento de la oficina. Entre sus tareas se registra una gran variedad de funciones tanto a nivel logístico, técnico y humano, ya que tienen un rango de trabajo que les permite gestionar aspectos muy diversos pero que están estrechamente relacionados con la administración.
Principales funciones de un Auxiliar Administrativo
Hay grandes oportunidades para trabajar en esta área profesional ya que todas las empresas necesitan un perfil que gestione todas las labores administrativas que son fundamentales para el óptimo funcionamiento de dichas empresas.
En este sentido las principales funciones son:
Gestión integral de la administración. Desarrollar todas la tarea relativas al archivo, atención telefónica, envío y recepción de correos electrónicos
y correo postal, fotocopiado, gestión de todo el material de oficina y control de salas de citas.
Mecanografía. Aunque la palabra suene al siglo XIX esta tarea consiste en hacer documentos o transcripciones de reuniones, borradores o audios de la empresa.
Registro. gestión de bases de datos o CRM para gestionar de forma más óptima toda la información de la empresas, desde contratos, facturas hasta nóminas.
Gestión de personal. Casi siempre tienen que tratar con los datos personales de los trabajadores como la ficha de trabajo, vacaciones y demás documentos de empleados.
Archivo. Mantener un orden y control de todos los documentos que se ingresan en la oficina.Asegurarse que están bien identificados para que consulta en cualquier momento.
Contabilidad. En algunos casos los auxiliares también están a cargo de gestionar la contabilidad de la empresa, por lo que preparan facturas y tienen el control de ingresos y egresos.
Habilidades de un Auxiliar administrativo
Las principales habilidades que hay que tener se presenta como conocimientos que hay que tener y por otro lado, como habilidades técnicas y sociales que son importantísimas.
Conocimientos informáticos: Es básico tener conocimientos informáticos especialmente de nociones de cálculo y matemáticas. Así como un dominio de las principales herramientas de ofimática como procesador de texto y hojas de cálculo.
Saber hablar y escribir en inglés. Cada vez es más solicitado que los candidatos a Auxiliares administrativos sepan inglés, tanto que pueda escribirlo correctamente como hablarlo para atender llamadas telefónicas o recibir clientes. Si aún no dominas el idioma busca la academia de inglés más cercana para comenzar mejorar el dominio de la lengua inglesa.
Ser organizado. Para poder tener el control integral de toda la administración es fundamental ser organizado en la forma de trabajo, esto permitirá hacer un trabajo más metódico y cuidado.
Habilidades sociales. Debido al trato con gente por teléfono y de forma presencial, tener don de gentes es muy importante ya el auxiliar es la primer imagen de la empresa ante nuevos clientes o proveedores.
Habilidades comunicativas: La comunicación oral y escrita impecable es un requisito muy demandado, así como tener una buenas capacidad de síntesis. Además, es muy común encontrarse con puesto de trabajo que demandan tener capacidad de trabajo en equipo y de forma colaborativa. De ahí que saber comunicar correctamente es primordial.
Estas son las principales habilidades que debe tener un auxiliar administrativo, pero nunca está de más seguir aprendiendo más idiomas, nuevas herramientas de administración y conocimientos de internet.