Tipos de auxiliar administrativo 0

Quejas y Reclamos

Con el nombre auxiliar administrativo (conocido comúnmente como secretario o secretaria) se hace referencia a una profesión que está orientada a la realización de tareas administrativas. Por lo general se trata de tareas que el encargado principal de la gestión de determinados establecimientos o negocios no tiene deseos de llevar a cabo.

A pesar de la creencia frecuente, los quehaceres de los secretarios resultan elementales en cualquier centro privado o público. Algunas de estas actividades son: la recepción de documentos, contestar llamadas telefónicas de clientes, atender a las visitas, hacer cálculos básicos, organizar documentos según un archivo, efectuar trámites, manejar expedientes, disponer de una agenda telefónica actualizada y mantener al día un cronograma en donde figuren las reuniones, entre otras.

Además de todo lo mencionado anteriormente, cabe señalar que un auxiliar administrativo debe tener determinados conocimientos para resultar exitoso en sus tareas. En primer lugar, tiene que saber sobre los departamentos de las Administraciones Públicas con los que más se vincula la sección en la cual se desempeña. T

También es de suma importancia que pueda manejar una amplia gama de maquinarias de oficina (ordenadores, calculadoras, fotocopiadoras y diversos programas informáticos). Por último, a un secretario eficiente le corresponde disponer de conocimientos en protocolo empresarial e institucional.

En pocas palabras, el auxiliar administrativo es el que se encarga de realizar todas las actividades de gestión de una compañía. Se trata de la colaboración máxima de un directivo, quien cuenta con este tipo de ayuda para que sus tareas sólo se limiten a tomar decisiones que beneficien a la empresa. Por otro lado, es importante considerar que existen varios tipos de secretarios, es decir, múltiples roles de auxiliares administrativos que merecen la pena ser distinguidos.

Es por esto que a continuación ofreceremos un listado en donde figuran las posibilidades profesionales de estos trabajadores:

  • Empleados con el título de Auxiliar Administrativo: Es importante tener en mente que esta profesión recientemente cambió su denominación a «Gestión Administrativa». Estos individuos suministran asistencia a departamentos específicos de una empresa, tales como recursos humanos, contabilidad, marketing, ventas, etcétera.
  • Project Assistants: Los auxiliares administrativos pueden trabajar bajo esta denominación en proyectos específicos. Se desempeñan aportando ideas de soporte directo al plan, como por ejemplo la gestión de documentación.
  • Asistentes Personales: Ofrecen apoyo directo a una persona de alto cargo en una empresa. Los auxiliares, en este caso, se encargan de facilitar al máximo las tareas del superior para el que trabajan.
  • Recepcionistas: Éstos reciben tanto a los clientes como a los proveedores, realizan tareas de atención en persona y por teléfono, organizan citas, establecen una agenda y son la cara visible al público.
  • Auxiliar de cuentas: Estas personas se ocupan del departamento financiero de las empresas. Gestionan las cuentas de pagos y cobros.