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Antes de saber cuáles son las habilidades que debe tener un auxiliar administrativo, es importante entender de forma general cuál es el papel de los auxiliares dentro de una empresa o compañía.

Los auxiliares administrativos son las personas encargadas de realizar todas las operaciones administrativas y mantener el buen funcionamiento de la oficina. Entre sus tareas se registra una gran variedad de funciones tanto a nivel logístico, técnico y humano, ya que tienen un rango de trabajo que les permite gestionar aspectos muy diversos pero que están estrechamente relacionados con la administración.

 

Principales funciones de un Auxiliar Administrativo

Hay grandes oportunidades para trabajar en esta área profesional ya que todas las empresas necesitan un perfil que gestione todas las labores administrativas que son fundamentales para el óptimo funcionamiento de dichas empresas.

En este sentido las principales funciones son:

Gestión integral de la administración. Desarrollar todas la tarea relativas al archivo, atención telefónica, envío y recepción de correos electrónicos

y correo postal, fotocopiado, gestión de todo el material de oficina y control de salas de citas.

Mecanografía. Aunque la palabra suene al siglo XIX esta tarea consiste en hacer documentos o transcripciones de reuniones, borradores o audios de la empresa.

Registro. gestión de bases de datos o CRM para gestionar de forma más óptima toda la información de la empresas, desde contratos, facturas hasta nóminas.

Gestión de personal. Casi siempre tienen que tratar con los datos personales de los trabajadores como la ficha de trabajo, vacaciones y demás documentos de empleados.

Archivo. Mantener un orden y control de todos los documentos que se ingresan en la oficina.Asegurarse que están bien identificados para que consulta en cualquier momento.

Contabilidad. En algunos casos los auxiliares también están a cargo de gestionar la contabilidad de la empresa, por lo que preparan facturas y tienen el control de ingresos y egresos.

 

Habilidades de un Auxiliar administrativo

Las principales habilidades que hay que tener se presenta como conocimientos que hay que tener y por otro lado, como habilidades técnicas y sociales que son importantísimas.

Conocimientos informáticos: Es básico tener conocimientos informáticos especialmente de nociones de cálculo y matemáticas. Así como un dominio de las principales herramientas de ofimática como procesador de texto y hojas de cálculo.

Saber hablar y escribir en inglés. Cada vez es más solicitado que los candidatos a Auxiliares administrativos sepan inglés, tanto que pueda escribirlo correctamente como hablarlo para atender llamadas telefónicas o recibir clientes. Si aún no dominas el idioma busca la academia de inglés más cercana para comenzar mejorar el dominio de la lengua inglesa.

Ser organizado. Para poder tener el control integral de toda la administración es fundamental ser organizado en la forma de trabajo, esto permitirá hacer un trabajo más metódico y cuidado.

Habilidades sociales. Debido al trato con gente por teléfono y de forma presencial, tener don de gentes es muy importante ya el auxiliar es la primer imagen de la empresa ante nuevos clientes o proveedores.

Habilidades comunicativas: La comunicación oral y escrita impecable es un requisito muy demandado, así como tener una buenas capacidad de síntesis. Además, es muy común encontrarse con puesto de trabajo que demandan tener capacidad de trabajo en equipo y de forma colaborativa. De ahí que saber comunicar correctamente es primordial.

Estas son las principales habilidades que debe tener un auxiliar administrativo, pero nunca está de más seguir aprendiendo más idiomas, nuevas herramientas de administración y conocimientos de internet.

Afortunadamente, el mundo de la tecnología ha llegado también a ámbitos empresariales y a la gestión de recursos humanos. Es importante que cuando emprendemos un nuevo caminar nos enteremos también de la tecnología que tenemos disponible y que nos hace la vida mucho más fácil.

El diseño de software adaptado a las empresas es un instrumento cada vez más común y más barato. Más económico porque existen multitud de autónomos que se dedican a ello y la competencia entre ellos es realmente voraz.  Además, al tener más abanico de posibilidades podremos elegir la mejor opción.

No sería completamente ético decir que debemos aprovechar esa oportunidad para lograr el soporte que necesitamos al mejor precio, pero la realidad manda y necesitamos controlar bien los gastos para no entrar en una dinámica de pérdidas continúas. Siendo esto así, es recomendable que además del precio miremos otros aspectos que nos pueden interesar.

Precio sí, pero efectividad también

No nos sirve una empresa en la que la creación del software sea realmente barata si el servicio post-venta que nos ofrecen es malo o poco eficiente. A ves, hay que sopesar aspectos más allá del precio porque lo que queremos conseguir es que ante cualquier problema tengamos  una respuesta rápida.

Normalmente, cuando elegimos un software para que nos eche una mano a la hora de elegir y registrar a nuestros posibles candidatos, el principal objetivo es que sea muy intuitivo, como lo es el de Grupo Castilla. De esta manera, cualquier trabajador, aunque no esté necesariamente puesto mucho en nuevas tecnologías, puede utilizarlo sin necesidad de que alguien le este aclarando dudas continuamente.

La importancia de la formación

Si lo que buscamos es formación auxiliar administrativo por ejemplo, una de las web que nos puede ayudar es esta misma.  Lo mismo ocurre cuando nosotros como personas normales queremos prepararnos para ese tipo de trabajos. En esta web nos ofrecen formación completa para que desempeños nuestros trabajo sin ningún problema y nos adaptemos mejor al mundo laboral.

Igual que necesitamos un auxiliar que rinda y que controle todo el proceso productivo y de papeleo, también necesitamos formar a esas personas en las bondades y soluciones que nos aporta la tecnología. SI invertimos en mejorar la plantilla y hacer que su vida y su trabajo sean mejores, casi con toda probabilidad, se sentirán más motivados y estarán más felices. Es una apuesta de futuro, contratar a una empresa de creación de software es apostar por el avance y la mejora continua.

Con el nombre auxiliar administrativo (conocido comúnmente como secretario o secretaria) se hace referencia a una profesión que está orientada a la realización de tareas administrativas. Por lo general se trata de tareas que el encargado principal de la gestión de determinados establecimientos o negocios no tiene deseos de llevar a cabo.

A pesar de la creencia frecuente, los quehaceres de los secretarios resultan elementales en cualquier centro privado o público. Algunas de estas actividades son: la recepción de documentos, contestar llamadas telefónicas de clientes, atender a las visitas, hacer cálculos básicos, organizar documentos según un archivo, efectuar trámites, manejar expedientes, disponer de una agenda telefónica actualizada y mantener al día un cronograma en donde figuren las reuniones, entre otras.

Además de todo lo mencionado anteriormente, cabe señalar que un auxiliar administrativo debe tener determinados conocimientos para resultar exitoso en sus tareas. En primer lugar, tiene que saber sobre los departamentos de las Administraciones Públicas con los que más se vincula la sección en la cual se desempeña. T

También es de suma importancia que pueda manejar una amplia gama de maquinarias de oficina (ordenadores, calculadoras, fotocopiadoras y diversos programas informáticos). Por último, a un secretario eficiente le corresponde disponer de conocimientos en protocolo empresarial e institucional.

En pocas palabras, el auxiliar administrativo es el que se encarga de realizar todas las actividades de gestión de una compañía. Se trata de la colaboración máxima de un directivo, quien cuenta con este tipo de ayuda para que sus tareas sólo se limiten a tomar decisiones que beneficien a la empresa. Por otro lado, es importante considerar que existen varios tipos de secretarios, es decir, múltiples roles de auxiliares administrativos que merecen la pena ser distinguidos.

Es por esto que a continuación ofreceremos un listado en donde figuran las posibilidades profesionales de estos trabajadores:

• Empleados con el título de Auxiliar Administrativo: Es importante tener en mente que esta profesión recientemente cambió su denominación a «Gestión Administrativa». Estos individuos suministran asistencia a departamentos específicos de una empresa, tales como recursos humanos, contabilidad, marketing, ventas, etcétera.
• Project Assistants: Los auxiliares administrativos pueden trabajar bajo esta denominación en proyectos específicos. Se desempeñan aportando ideas de soporte directo al plan, como por ejemplo la gestión de documentación.
• Asistentes Personales: Ofrecen apoyo directo a una persona de alto cargo en una empresa. Los auxiliares, en este caso, se encargan de facilitar al máximo las tareas del superior para el que trabajan.
• Recepcionistas: Éstos reciben tanto a los clientes como a los proveedores, realizan tareas de atención en persona y por teléfono, organizan citas, establecen una agenda y son la cara visible al público.
• Auxiliar de cuentas: Estas personas se ocupan del departamento financiero de las empresas. Gestionan las cuentas de pagos y cobros.

Muchos jóvenes piensan en hacerse funcionarios de la administración pública como una oportunidad en su carrera laboral, pero a veces olvidan cuáles son las labores propiamente dichas del puesto que están estudiando.

Las funciones de un auxiliar administrativo suelen tener más peso del que el común de la gente considera, ya que en sus espaldas recae la responsabilidad de encargarse de las llamadas telefónicas, su traspaso a quien corresponda, o la correspondencia, en cuanto a su recepción y envío.

Además del compromiso para hacer este tipo de trabajo de forma correcta, debe mostrarse siempre amable y proactivo con el público. Saber soportar la presión de ser muchas veces la única cara visible de una empresa es para personas con un alto grado de paciencia..

Un auxiliar administrativo también se ocupa de redactar informes mensuales, elabora y actualiza ficheros, archivos y bases de datos. Además, se encarga de llevar las estadísticas de la compañía en caso de que se encuentre capacitado y así se lo requieran.

Si bien puede tener sus actividades ya especificadas, para hacer sólo lo que le corresponda, puede que termine desempeñándose como un “comodín”. Es por eso que sus conocimientos y su habilidad para poder sobrellevar cualquier tipo de situación lo convertirán en un personal muy valioso dentro de la empresa. Cualquier conocimiento que pueda tener como  por ejemplo en reparación de PC o mucho manejo de las herramientas informáticas, le darán dentro de su espectro de ascenso un buen posicionamiento.

La lista que puede hacer de un auxiliar administrativo un buen empleado es muy extensa, pero sin dudas puede resumirse en algunos puntos particulares.

Debe ser un empleado muy activo, predispuesto al trabajo y buscando siempre encontrar soluciones para los problemas que puedan surgir. Se espera que además sea una persona muy organizada, porque puede que muchas veces sea la cara visible de la empresa y suele ser el blanco de las preguntas de muchos clientes. Debe ser un empleado con cierto dinamismo ya que debe tener que poder lidiar con los compromisos de sus superiores sin titubear.

Y al tratarse de un sector administrativo, sin duda, debe tener capacidad para confeccionar cheques, realizar o recibir pagos, y conocimiento sobre cuentas. Si tiene buena presencia es mucho mejor, ya sea hombre o mujer, debe corresponder su estilo con el de la empresa.

Y a todas estas cualidades, se puede sumar que los empleadores suelen valorar el constante crecimiento personal, y la capacitación que progresivamente se vaya logrando en diferentes aspectos de su trabajo.